Меню

Оглавление:

Делопроизводство

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте тут.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Подробнее о том, как составляется номер трудового договора, можно узнать тут.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2018

В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).

Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.

Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке, равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.

Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:

  • хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
  • быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
  • быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.

В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.

Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.

С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений

Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.

Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.

На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.

Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.

Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец

Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?

Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:

  • при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
  • при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
  • хранение книги должно быть в течение 75 лет;
  • при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
  • подписи руководителя, проставляются на задней обложке.

Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.

Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.

НБУ усовершенствовал порядок регистрации кредитных договоров с нерезидентами

НБУ постановлением от 20.07.2018 г. № 83 вносит изменения в ряд нормативных актов относительно порядка регистрации кредитных договоров с нерезидентами.

В первую очередь следует напомнить, что новое валютное законодательство в рамках Закона Украины от 21.06.2018 г. № 2473-VIII «О валюте и валютных операциях» (вводится в действие 7 февраля 2019 года) не содержит требований о регистрации кредитных договоров с нерезидентами, однако наделяет НБУ широкими полномочиями относительно введения временных мер по стабилизации валютного рынка. Поэтому можно предположить, что требования к регистрации кредитных договоров сохранятся еще долгое время, тем более что комментируемым документом НБУ вводит автоматизированную систему регистрации, смысла в которой не было бы, если бы требования о регистрации собирались отменить.

Основные изменения внесены в Положение о порядке получения резидентами кредитов, займов в иностранной валюте от нерезидентов и предоставления резидентами займов в иностранной валюте нерезидентам, утвержденное постановлением Правления НБУ от 17.06.2004 г. № 270.

По сути, как и ранее, процедура регистрации кредитного договора с нерезидентом сводится к предоставлению клиентом уполномоченному банку заявления и полной информации о договоре (перечень приведен в приложении 1). Уполномоченный банк, в свою очередь, упорядочивает полученную информацию, составляет уведомление и направляет его в НБУ. А НБУ рассматривает и выносит решение о регистрации. Аналогично осуществляется и процедура внесения изменений в регистрационные данные в связи с изменением условий кредитного договора.

При этом остались неизменными и ограничения в п.п. 1 п. 6 постановлением Правления НБУ от 13.12.2016 г. № 410 «Об урегулировании ситуации на денежно-кредитном и валютном рынках Украины», которым введен запрет на погашение кредитов ранке установленного срока. При этом уточнено, что уполномоченные банки не имеют права инициировать проведение НБУ регистрации договоров о привлечении резидентами-заемщиками кредитов, ссуд в иностранной валюте от нерезидентов (внесения изменений в регистрацию таких договоров), если условия настоящих договоров (изменений к договорам) не соответствуют требованиям этой нормы. То есть ранее банки все данные отправляли в НБУ, чтобы НБУ вынес решение об отказе от регистрации. Теперь банки не имеют права инициировать регистрацию в этих случаях. То есть в данном случае банки не должны принимать документы от клиента.

Кроме того, исключено требование об обязательном проведении НБУ отдельной процедуры рассмотрения и анализа документов, которая применялась в случае выявления обслуживающим банком индикаторов рисковости финансовой операции по кредитному договору.

По мнению НБУ, это будет способствовать дальнейшей либерализации сферы валютного регулирования, улучшению финансирования экономических субъектов Украины и оживлению украинской экономики в целом.

Также отметим следующие изменения и уточнения:

  • резиденты-заемщики получают кредиты и исполняют долговые обязательства перед нерезидентом-кредитором по договору только в безналичной форме (п. 1.4 раздела I Положения № 270);
  • валютная операция по договору, которая осуществляется с соблюдением требований раздела I этого Положения, не нуждается в наличии индивидуальной лицензии НБУ на вывоз, перевод и пересылку за пределы Украины валютных ценностей, если получателем по операции является нерезидент-кредитор в обязательстве по договору и валюта перечисляется резидентом (заемщиком/должником в обязательстве по договору и/или другим лицом, которое исполняет обязательство за такого заемщика/должника в обязательстве) в пределах суммы, которая подлежит выплате резидентом-заемщиком в пользу нерезидента-кредитора по договору с учетом требований данного положения (п. 1.6 раздела I Положения № 270);
  • резиденты имеют право не регистрировать кредитные договоры в случаях, приведенных в п. 1.7 раздела I Положения № 270;
  • к резиденту, который получил иностранную валюту (сумму кредита) от нерезидента без регистрации договора, применяются финансовые санкции — штрафы в соответствии с законодательством Украины с дальнейшей обязательной регистрацией указанного договора в НБУ (п. 1.7 раздела I Положения № 270);
  • при пересмотре срока кредита, увеличении общей суммы кредита, пересмотре размера платежей, которые влияют на размер выплат за пользование кредитом (процентной ставки, комиссий, неустойки, других установленных договором платежей, в том числе тех, которые являются санкциями за ненадлежащее исполнение договора), максимальная процентная ставка, которая должна быть соблюдена по договору с учетом таких изменений, подлежит пересмотру и определяется на дату внесения соответствующих изменений в регистрацию договора (п. 1.10 раздела I Положения № 270);
  • перевод платежей кредитором (в связи с получением резидентом-заемщиком суммы кредита) и/или в пользу кредитора (в связи с погашением основной суммы кредита, уплатой процентов и других платежей, установленных договором) в иностранной валюте, которая отличается от иностранной валюты, в которой определена сумма кредита по договору (валюта кредита), допускается при условии, что это предусмотрено сторонами в договоре;
  • НБУ осуществляет регистрационные действия в течение 7 рабочих дней с даты поступления уведомления от уполномоченного банка — инициатора осуществления регистрационных действий (п. 10 раздела 2 Положения № 270);
  • НБУ аннулирует регистрацию договора по соответствующему обращению уполномоченного банка — обслуживающего банка по договору на основаниях, приведенных в п. 12 раздела 2 Положения № 270;
  • обслуживающий банк имеет право отказать в исполнении платежного поручения резидента-заемщика в иностранной валюте, если такая операция приведет к превышению размера выплат за пользование кредитом над размером выплат по максимальным процентным ставкам. До осуществления операции банк должен проверить регистрацию договора в НБУ, то есть наличие сведений о нем в Реестре (п. 3.2 раздела 3 Положения № 270).

Постановление вступает в силу 17 августа 2018 года, кроме отдельных его пунктов, вступающих в силу 20 августа 2018 года.

НБУ с 20 августа 2018 года не осуществляет регистрационных действий и аннулирования регистрации договоров на основании документов, полученных от уполномоченных банков до 16 августа 2018 года (включительно), и оставляет такие документы без рассмотрения. В этом случае уполномоченный банк повторно(без получения от клиента резидента-заемщика отдельного заявления) инициирует осуществление регистрационных действий по договору.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – правила и обоснованность учета

Кадровое делопроизводство – это вид деятельности, требующий особой тщательности и многократного фиксирования всех изменений, происходящих в кадровом составе организации.

Общие сведения о журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Одна из форм кадрового делопроизводства — журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. В нем содержатся сведения начале и окончании деятельности каждого сотрудника, а также обо всех изменениях в его трудовой карьере.

Как принять на работу и как заполнить кадровые документы, расскажет видео ниже:

Понятие и обязательность ведения

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это форма учета, которая ведется в бумажном и электронном варианте.

  • Электронный вариант удобен для поиска информации по фамилии или дате увольнения, его ведут в крупных организациях, насчитывающих сотни сотрудников.
  • Бумажный носитель содержит личную подпись принятого на работу сотрудника, подтверждающую, что он получил на руки экземпляр трудового договора. Такой учетный документ удобно использовать в конфликтных ситуациях.

На вопрос об обязательности ведения журнала ответ отрицательный. Тем не менее, данная учетная форма обладает собственной историей. Федеральной архивной службой РФ, 06.10.2000 года был принят перечень типовых управленческих документов, в котором журнал был включен в список документов, которые необходимо вести. Но его обязательная форма утверждена не была.

26.08.2010 года приказом Федерального архивного агентства №63 данный документ отменен в связи с утверждением Министерством культуры нового перечня. Т.е. начиная с 2010 года, проверяющие органы не могут требовать к предъявлению данный журнал.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Его предназначение

Журнал регистрации облегчает сотрудникам отдела кадров выдачу документов о трудовом стаже и составление отчетности о текучести кадров.

  • В суде он не только заменяет оригиналы приказов о зачислении, увольнении или переводе, но и служит подтверждением того, что все документы составлялись своевременно и работник был уведомлен о кадровых решениях.
  • По данной форме проще всего отслеживать наличие дополнительных трудовых соглашений о расширении сферы обслуживания, выполнении дополнительных обязанностей, совмещении профессий и наличии других обязанностей, не отражаемых в трудовых книжках.
  • Также по журналу контролируют своевременность расторжения или продления временных трудовых договоров, нарушение сроков которых может иметь неприятные кадровые последствия.

Журнал регистрации составляется и ведется по тем же правилам, что и вся учетная кадровая документация. За годы его существования образовались определенные стереотипы ведения, как наиболее целесообразные и удобные для работы.

Перечень таких правил содержит следующие положения:

  • Форму заводят в журнале с жесткой обложкой и толстой офисной бумагой, плотность которой от 60 г/ м 2 , так как соблюдение этого требования обеспечивает возможность длительного ведения и хранения учетного документа.
  • На титульном листе крупно указывают наименование журнала, организации и даты его ведения. Дата начала проставляется сразу, а окончания ставится при закрытии журнала. Это поможет быстро находить форму среди прочих документов.
  • На второй странице указывают фамилию и должность работника отдела кадров, отвечающего за его ведение. Можно сразу занести эти данные в табличную форму, чтобы удобнее было вносить новые сведения при смене ответственного лица.
  • Учетный бланк содержит 11 колонок для внесения необходимых сведений. В некоторых случаях сотрудники кадровой службы для удобства заводят 12 графу для разделения первичных и дополнительных соглашений, имеющих различные порядковые номера.
  • Перед началом ведения журнала его страницы нумеруют, чтобы не допустить потери или искажения полноты информации.
  • При окончании журнала его прошивают, опечатывают, вносят закрывающую надпись о количестве страниц и номерах внесенных основных и дополнительных соглашений, ставят подпись должностного лица.

Приказ о ведении

Для закрепления обязанностей по ведению журнала издают специальный приказ по предприятию. Это позволяет требовать с прикрепленного сотрудника методического и полноценного ведения журнала.

Помните, что после издания приказа журнал по регистрации контрактов становится обязательным документом кадрового учета и прекратить его ведение можно только другим приказом руководства. Если на предприятии издавался приказ о ведении журнала, то проверяющие органы могут с полным основанием проверять его наличие и правильность заполнения.
Учет договоров и соответствующий журнал можно вести в электронной форме, о чем расскажет видеоролик ниже:

Оформление документа

На журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений распространяются все правила делопроизводства.

Требования

Основные правила ведения – аккуратность, разборчивость сделанных записей, отсутствие пропущенных листов, подтирок.

  • В случае внесения исправлений об этом делается дополнительная запись.
  • Заполняются все графы.
  • Нумерация ведется сплошным порядком.

Заполнение

В журнале предусмотрены 11 (12) граф. В каждую из них вносится информация из кадровых приказов и трудовых договоров.

  • Номер записи – порядковый, отличается от номера трудового договора, если на предприятии принимаются дополнительные соглашения.
  • Дата составления трудового договора.
  • 3 -4. Номер трудового договора или дополнительного соглашения – могут вноситься в одну графу или добавляется отдельная графа для дополнительных соглашений. Раздельный учет удобнее для контроля правильности присвоения номеров договорам и соглашениям и выборок по численности принятого и уволенного персонала за определенный период.
  • 5-7. Следующие 3 графы содержат информацию о ФИО сотрудника, его должности и подразделении.
  • В графе «срок действия» указывается дата расторжения договора или окончания временного соглашения.
  • Характер трудового договора – основной или по совместительству.
  • Информация по дополнительным соглашениям (к какому основному договору составлено – номер и дата).
  • Подпись лица, получившего на руки трудовой договор.
  • Примечания, например, содержание доп.соглашения.

Периодичность заполнения

Журнал заполняется по мере составления трудовых договоров или соглашений. Также своевременно вносится информация об их расторжении.

Прошивание

Прошивается журнал после его окончания или закрытия, перед тем, как передается на хранение в архив предприятия. В ходе ведения прошивать не нужно, так как делать записи на прошитых листах неудобно и это сказывается на аккуратности ведения документа.

Пример-образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Срок хранения

Как и первичные кадровые документы, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений хранится 75 лет (как и журнал учета и движения трудовых книжек). Для сравнения:

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, расскажет специалист в данном видео:

Закон о прямых договорах с РСО в 2018 году.

По инициативе ОООУК “ЖилСтройСервис” в лице директора Фроловой Н.В. в нашем дворе будет проходить внеочередное очно-заочное собрание о заключении собственниками МКД договоров с РСО. Прежде чем голосовать прочитайте пожалуйста о прямых договорах с РСО.

Закон о прямых договорах с РСО в 2018 году. Что изменилось?

Недобросовестные действия посредников в лице УК и ТСЖ привели к росту задолженности за поставленные услуги. Чтобы избавиться от лишнего звена было принято решение ввести изменения в закон о прямых договорах с РСО. Собственники квартир получили возможность расплачиваться за газ, воду и электроэнергию напрямую.

В чем суть закона об РСО?

Порядок заключение прямых договоров с ресурсоснабжающими организациями прописан в ФЗ №59. Изменения в законодательстве были связаны с необходимостью исключения из схемы расчетов недобросовестных УК. Несмотря на то, что большинство жильцов своевременно рассчитывается за услуги ЖКХ перед поставщиками образовалась огромная задолженность. Управляющие компании использовали средства, полученные от людей не по назначению.

Закон о прямых договорах с РСО был утвержден в апреле 2018 года. В нём прописаны пункты, которые касаются новой системы взаимоотношений между собственниками и РСО. Было решено полностью избавиться от посредников, которые не справляются со своими обязанностями.

Основной идеей введения закона является установка прямых платежей за оказанные услуги. Теперь жильцы смогут самостоятельно рассчитываться за поставленные ресурсы. Таким способом государство планирует избежать банкротства РСО из-за постоянного роста новых долгов.

Можно выделить несколько преимуществ изменения законодательства:

  1. Благодаря заключению прямых договоров можно избежать роста задолженности за коммунальные услуги.
  2. Новый механизм не только повышает надежность расчётов. Он избавляет жильцов от необходимости оплаты услуг посредника. Это должно привести к снижению стоимости ресурсов примерно на 10%.

Недостаток введения новой системы заключается в том, что собственники должны самостоятельно защищать свои права. Владельцам помещений придется принимать меры по содержанию внутридомовых коммуникаций. Сейчас эти функции выполняют специалисты, которых нанимает УК.

В каких случаях разрешается заключать прямой договор?

Государство отказалось от идеи обязательного заключения прямых договоров между владельцами квартир и РСО. Чтобы узаконить переход на новую систему расчетов должны быть выполнены следующие условия:

  1. Решение должно быть согласовано между собственниками квартир на общем собрании.
  2. Наличие крупных задолженности является веской причиной расторжения соглашения между УК и РСО.

При этом возникает необходимость в заключении прямых договоров с жильцами, проживающими в многоквартирном доме. Прямое управление может быть введено по решению собственников, которые решили отказаться от услуг УК.

Как заключается договор с РСО?

Существует 2 варианта заключения прямого договора с РСО:

  1. Владельцы помещений должны принять соответствующее решение на общем собрании. Чтобы заключить прямой договор потребуется одобрение 2/3 всех людей.
  2. Инициатором заключения соглашения могут быть сами поставщики. РСО имеет право отказаться от договора с управляющей компанией по собственной инициативе. Поводом для расторжения контракта может быть наличие подтвержденной задолженности, которая не погашается в течение 2 месяцев.

После заключения прямого договора РСО обязана:

  1. Обеспечить поставку газа, электроэнергии и воды.
  2. Организация отвечает за утилизацию отходов и борьбу с грызунами.
  3. РСО оказывает услуги теплоснабжения, освещения дворов и подъездов.
  4. Функциональные обязанности включают обслуживание канализации и системы водоотведения в многоквартирных домах.

В некоторых населенных пунктах деятельность РСО находится под полным контролем администрации. Закон о прямых договорах с РСО не запрещает частным лицам поставлять услуги собственникам помещений. Договор собственников жилья с РСО содержит в себе сведения о правах и обязанностях сторон.

Сейчас УК выступают в роли посредников и отвечают за своевременное погашение задолженности. Они обязаны перечислять полученные от жильцов деньги за поставленные услуги на расчетные счета РСО.
При этом они не отчитываются за каждого отдельного потребителя. УК несет ответственность за общее количество ресурсов, которое было израсходовано собственниками квартир.

ТСЖ имеет право защищать свои интересы 2 способами:

  1. Полностью отключить должников от сети.
  2. Решить вопрос погашения задолженности в судебных инстанциях.

При этом УК не имеют права отклоняться от пунктов, прописанных в договоре.

Порядок заключения договора с РСО при приеме МКД

С 2018 году люди, проживающие в многоквартирных домах, получили возможность заключения прямых договоров с РСО. Причём расчеты за поставленные услуги в случае заключения прямого договора будут осуществляться без посредников. Новый закон облегчил жизнь не только владельцам квартир, но и поставщикам.

Благодаря изменениям действующего законодательства ресурсоснабжающие организации имеют право расторгать договора с недобросовестными управляющими компаниями в одностороннем порядке.
Прекращение сотрудничества возможно в случае, если организация в течение 2 месяцев не может рассчитаться с долгами.

При подписании прямого договора с РСО необходимо сообщить об этом в органы жилищного надзора. Таким способом можно избежать появления «двойных» квитанций. Теперь людям не придется разбираться с недобросовестными компаниями в суде.

Идея о переходе жильцов на прямые договора с РСО было поддержана Президентом РФ в 2018 году. Путин отметил, что многие УК не своевременно расплачиваются за поставленные услуги с РСО.
Возникла необходимость в исключении недобросовестных посредников, которые используют деньги жильцов не по назначению.

Глава Минстроя отметил, что жильцы могут заключить прямой договор с РСО. Такая возможность возникает, если люди, проживающие в многоквартирном доме, провели общее собрание. В процессе обсуждения жильцы имеют право принять решение об отказе от управляющих компаний.

Причем изменение законодательства привело к расширению полномочий собственников жилья (СТ. 44 ЖК РФ). Владельцы квартир получили возможность заключения прямых договоров с ресурсосберегающими организациями, которые будут обязаны:

  1. Обеспечивать водоснабжение многоквартирного дома.
  2. Заниматься вопросами водоотведения.
  3. Поставлять электроэнергию и газ.
  4. На РСО ляжет ответственность за отопление и вывоз мусора.

Важно! Собственники квартир смогут сэкономить около 10% за счет исключения посредников. Причем РСО не имеют право отказываться от заключения договора с владельцами квартир.

Возможность расторжения соглашения с УК будет решаться на общем собрании жильцов. Инициатор должен сообщить представителям РСО о принятом решении в течение 10 дней. Региональному оператору нужно передать копию протокола общего собрания (ст. 46 ЖК РФ).

Возможность расторжения соглашения с УК будет решаться на общем собрании жильцов. Инициатор должен сообщить представителям РСО о принятом решении в течение 10 дней. Региональному оператору нужно передать копию протокола общего собрания (ст. 46 ЖК РФ).

Можно выделить несколько ситуаций, когда государство разрешает заключать прямой договор между РСО и собственниками МКД.

  1. УК исключается из схемы расчетов, если люди приняли соответствующее решение на общем собрании.
  2. Договор между УК и РСО может быть аннулирован в одностороннем порядке. В качестве причины расторжения соглашения является наличие задолженности.

Заключение прямого договора может быть связано с тем, что ТСЖ не выполняет свои обязательства перед РСО. Причём переход состоится автоматически, если задержка платежей за поставленные ресурсы составляет больше 2 месяцев.

Заключение

Рост задолженности перед поставщиками ресурсов из-за недобросовестных действий УК и ТСЖ стал причиной изменения законодательства. В ФЗ №59 были прописаны пункты о порядке заключения прямых договоров между РСО и собственниками квартир. Из схемы расчетов будут исключены посредники, которые не выполняют свои обязанности. Процедура расторжения договора может произойти автоматически, если УК не погасит задолженность в течение 2 месяцев.

Еще по теме:

  • Договор купли-продажи автомобиля 2018 бланк по наследству Продажа автомобиля, полученного по наследству Практика показывает, что довольно много автомобилей передаются в право собственности преемников в порядке наследства. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если […]
  • Завещание на долю квартиры документы Как написать завещание на долю в квартире? Законодательством Российской Федерации защищаются права собственников недвижимости. Для закона не играет роли, владеет ли гражданин полностью объектом недвижимости или только его частью. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах […]
  • Где оформляют регистрацию новорожденного Порядок прописки через МФЦ Прописка, а точнее регистрация граждан по месту проживания, это бесплатная государственная услуга. Оказывает ее Федеральная миграционная служба. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай […]
  • Норма рабочего времени за компьютером Делопроизводство Нормативы и правила охраны труда при работе за компьютером Специфика трудовой деятельности во многих организациях предусматривает непрерывную работу за вычислительной техникой персонала в течение всего рабочего дня или его части. Дорогие читатели! Статья рассказывает […]
  • Согласие на выезд ребенка по россии без родителей образец Согласие родителей на выезд ребенка по России Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва) +7 (812) 426-14-07 доб. 431 (СПб) Это быстро и бесплатно ! Лицо, не […]
  • Машина в залоге у банка 2018 Чего стоит опасаться, если машина в залоге у банка При получении кредита, в котором автомобиль является залоговым имуществом (потребительский кредит с залогом, автокредит и так далее) следует учитывать, что до полного расчета с кредитной организацией автовладелец не сможет […]
  • Образец заявления о внесение изменений в егрп Порядок внесения изменений в ЕГРП Изменения в ЕГРП вносятся по различным причинам, суть которых будет изложена далее в статье. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно […]
  • Расчет отпускных с последующим увольнением пример Когда командировочные входят в расчет отпускных — пример оплаты отпуска, если были командировки При определении отпускных бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник в течении предыдущего года был в командировке. Как быть в такой ситуации? Нужно ли исключать сумму выплат за […]