Меню

Оглавление:

Автоматическое заполнение договора/договоров в Word 2007/2010/2013/2016

Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое — все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму — диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки «OK».

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму — диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда «свои» реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

2) преобразование даты к виду «26» сентября 2013;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel.

Автозаполнение договора «Мой договор»

Автоматическое заполнение договоров, формирование счетов и актов. Онлайн реестр ваших договоров. Доступ из любой точки мира.

Автозаполнение

Автоматическое заполнение договора при создании. Заполнение любого количества строк и данных (адреса, ФИО, сроки, суммы и т.д.)

Шаблоны договоров

Вы можете создавать любое количество типовых договоров. Добавлять любое количество заполняемых полей. Создавать дополнительные приложения к договору

Счета и Акты

Автоматическое формирование счетов и актов, с присвоением порядкового номера. Автозаполнение сумм и услуг (товаров).

Все ваши договора, счета и акты всегда под рукой. Вы можете посмотреть всю информацию о заказчике, сформировать счет или акт, отправить его клиенту или распечатать.

Хранение отсканированных файлов по исполнению договора, отчетные документы по расходом, отсканированный договор или приложение к договору.

Вы можете добавлять задачи в календарь, привязывать данные задачи к выполнению договора. Отмечать задачи как выполнение.

Наглядная статистика по месяцам

Создавайте договора и счета в автоматическом режиме, добавляйте расходы по договорам и статичные ежемесячные расходы (зарплаты, аренда помещения, налоги и т.д.), отслеживайте статистику по доходам.Наглядно и очень удобно можно увидеть расходы и доходы, больше не надо сидеть с калькулятором и все высчитывать. Забудьте о реестре в Word и Excel!

Это — Мой договор!

Всегда под рукой, в любой точке мира.

Гибкая настройка прав для сотрудников

Неограниченный реестр договоров/счетов/актов

Стилизация интерфейса под фирменный стиль

Все данные всегда под рукой!

Всегда можно посмотреть данные заказчика, информацию по договору. Создать новый договор, сформировать счет или акт.

Тарифные планы

Идеально подходит для ООО или ИП с маленьким оборотом договоров в месяц. И небольшим перечнем предоставляемых услуг.

  • Сотрудников
  • Договоров
  • Счетов и актов
  • 10 шаблонов
  • Учет расходов
  • Задачи (календарь)
  • Файлы

выбрать план

Стандартный

Подходит компаниями и ИП которые заказывает услуги в сторонних организациях для исполнения обязательств по договору.

  • Сотрудников
  • Договоров
  • Счетов и актов
  • 20 шаблонов
  • Учет расходов
  • Задачи (календарь)
  • Файлы

выбрать план

Расширенный

Подходит компаниям и ИП со стандартными повседневными рабочими требованиями. Учет расходов, задачи.

  • Сотрудников
  • Договоров
  • Счетов и актов
  • 50 шаблонов
  • Учет расходов
  • Задачи (календарь)
  • Файлы

выбрать план

Корпоративный

Данный тариф идеально подходит для внутренний бухгалтерии компании, можно загружать сканы расходов, подписанные договора, прочие документы (ворд, эксел, архивы и т.д.)

  • Сотрудников
  • Договоров
  • Счетов и актов
  • шаблонов
  • Учет расходов
  • Задачи (календарь)
  • Файлы

выбрать план

Автоматическое заполнение трудовых договоров

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word. Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения.

  1. Обсуждение программы на форуме. Бесплатная программа для создания и печати документов. Автоматическое заполнение товарные чеки; акты выполненных работ; договоры; прайс-листы; ценники; платёжные поручения.
  2. Для юридической защиты клиники мы включили в программу готовые документы, договора и ИДС с автоматическим заполнением. Их легко изменить.

Интересную программу предлагает компания Valon для оптимизации работы с документами (договорами и прочими бумагами). АвтоДок — это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить форму для заполнения с автоматическими проверками (проверки правильности.

Автоматическое заполнение договоров в Word данными, внесенными в диалоговое окно надстройки. Чем больше в тексте договора.

Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию. При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму — диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения. Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки.

Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки «OK». Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами. В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты.

Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму — диалоговое окно. В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон. скачать надстройку для заполнения договора между юридическими лицами (полный вариант).

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда «свои» реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента. скачать надстройку для заполнения договора между юридическими лицами (сокращенный вариант). Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом. Договоры межды юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

скачать надстройку для заполнения договора между юридическим и физическим лицом (стандартный вариант). Возможности надстроек для заполнения договоров. Надстройки позволяют осуществлять:. 1) выбор валюты;.

2) преобразование даты к виду «26» сентября 2013;. 3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);. 4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;. 5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);. *Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. 6) автоматическое формирование инициалов подписантов;. 7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;.

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;. 9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других. Возможна реализация экспорта специфических данных в Excel и импорта данных из Excel. Пример работы такой надстройки можно посмотреть на видео. Универсальная надстройка для заполнения любых документов Word данными из Excel.

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word. скачать надстройку для заполнения документов Word данными из Excel. Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Журнал регистрации трудовых договоров

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Что такое трудовой договор и как его регистрируют

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

  • Реквизиты сторон: компания-работодатель, представляющий интересы предприятия руководитель и наемный работник, принятый по договору.
  • Занимаемая должность.
  • Срок действия договора (бессрочный или срочный).
  • Права и обязанности работника.
  • Краткое описание должностных обязанностей.
  • Условия трудового распорядка.
  • Социальные гарантии, права и обязанности работодателя.
  • Подписи сторон.

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

  • Вести четкий учет кадрового состава.
  • Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
  • Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Требования к оформлению

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата внесения данных.
  3. Регистрационный номер документа.
  4. ФИО сотрудника.
  5. Занимаемая должность, подразделение.
  6. Дата заключения трудового договора.
  7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
  8. Дополнительные соглашения.
  9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

Автоматическое заполнение трудовых договоров

Версия от 30.11.2017

Операционная система: Windows

Microsoft Word 2007/2010/2013/2016

Надстройка для Word позволяет запрашивать данные у пользователя через диалоговое окно и автоматически вставлять эти данные в заданные места шаблона договора. Используется в тех случаях, когда в шаблоне договора необходимо изменять данные и одного и другого юридического лица.

Для работы с надстройкой необходимо:

1. Скачать файл, который станет доступен для скачивания сразу после оплаты (порядок оплаты);

3. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке «Надстройки»;

4. Внести данные в поля диалогового окна, на соответствующих вкладках;

5. Если договором предусмотрена предоплата, то на соответствующей вкладке можно задать процент или сумму предоплаты и заключительного платежа;

6. При необходимости можно воспользоваться Импортом/Экспортом данных из/в файл Excel;

Надстройка позволяет:

1) выбирать одну из нескольких валют;

2) преобразовывать даты к виду «26» сентября 2013;

3) автоматически расчитывать НДС по заданной ставке с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматически преобразовывать и писать суммы договора и налога прописью;

5) автоматически распознавать пол подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматически формировать инициалы подписантов;

7) автоматически сохраненять сформированные договоры под уникальными именами в папку, в которой хранится исходный шаблон;

8) экспортировать в файл Excel данные, внесенные в диалоговое окно;

9) запоминать настройки экспорта для последующих сеансов работы в Word;

10) производить импорт данных из файла Excel в диалоговое окно по номеру договора, ИНН Заказчика либо ИНН Исполнителя на выбор пользователя;

11) использовать режим тестирования при подготовке и разметке исходного шаблона;

12) отключать проверку полей (по умолчанию все текстовые поля проверяются программой на наличие в них данных).

*В случае, если в надстройку будут внесены какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы получите бесплатно.

Возможна доработка надстройки под параметры заказчика: добавление новых, удаление ненужных полей диалогового окна, добавление новой валюты, экспорт данных из диалогового окна в Excel, импорт данных в диалоговое окно из Excel (в случае доработок цена договорная).

Еще по теме:

  • Юрист опыт работы год Юрист, помощник юриста Семейное правоотношение:Расторжение брака;Взыскание алиментов;Раздел имущества. Наследственное, имущественное право:Сделки Купли-продажи недвижимого имущества;Оформление права собственности в порядке наследства;Приватизация квартир и комнат в общежитиях;Вопросы по […]
  • Защита авторского права фотографий Защита авторского права фотографий Вы написали статью, оставили интересную заметку в своем блоге, сняли репортаж или сделали уникальную фотографию, а уже через день нашли свое произведение на страницах Интернет, подписанное другим автором… Как быть в таких случаях, что можно […]
  • Робота юрист резюме Особисті дані приховані Цей шукач вирішив приховати свої особисті дані та контакти, але йому можна надіслати повідомлення або запропонувати вакансію. Цей шукач вирішив приховати свої особисті дані та контакти. Ви можете зв'язатися з ним зі сторінки […]
  • Как умножать ндс Как посчитать в программе Microsoft Excel Программа Microsoft Excel это не только большая таблица, но еще и суперсовременный калькулятор с множеством функций и возможностей. В этом уроке мы научимся пользоваться им по назначению. Все вычисления в Excel называются формулы , и все они […]
  • Как написать заявление на получение рвп Как правильно заполнить бланк заявления на РВП Миграционное законодательство предусматривает выдачу разрешений въезжающим в нашу страну иностранцам. Правила касаются мигрантов, которые задерживаются в России на срок свыше 3 месяцев. Указанные лица должны подготовить перечень документов и […]
  • Заявление о выдаче паспорта старого образца word Заявление о выдаче паспорта старого образца word Увеличить Увеличить Увеличить Различают 2 основных вида загранпаспорта для физических лиц - граждан России: • Загранпаспорт нового образца, биометрический паспорт (биопаспорт, новый загранпаспорт, паспорт нового поколения) - выдается […]
  • Договор с программистом ип Телефон в Санкт-Петербурге: пон-вскр с 8:00 до 20:00 Офисы почти во всех районах городаЗаказать обратный звонок Телефон в Санкт-Петербурге: пон-вскр с 8:00 до 20:00 Офисы почти во всех районах городаЗаказать обратный звонок Юридические услуги: Бухгалтерские услуги: Полезные […]
  • Договор найма квартиры образец word Типовой бланк договора найма жилого помещения: скачать заполненный образец в word бесплатно Большинство соглашений люди заключают на словах, не закрепляя документально. Но некоторые сделки лучше оформлять на бумаге, заверенной подписями сторон. К ним относится передача собственной […]